仕事の質は「事前準備」で決まる

僕はもともと、
どちらかというと感覚で動くタイプです。
ただ、経営や営業に関わる中で、
強く意識が変わったことがあります。
それが、事前準備への向き合い方です。
きっかけは失敗でした。
以前、ある会議で進行役をやったときのことです。
「みんなに発言してもらう時間をつくろう」
と考えて進めたのですが、
ある人が想定以上に時間を使ってしまい、
結果として会議でやりたかったことがほとんどできず、
グダグダのまま終わってしまいました。

• 発言時間のルールを決めていなかった
• タイマーも用意していなかった
• 進行の優先順位も曖昧だった

振り返れば、原因はすべて 準備不足 です。
このときに痛感しました。
準備不足は、能力ではなく“設計ミス”として結果に出る ということを。

準備とは「再現性をつくる行為」

ここで一つ、整理しておきたいことがあります。
僕が言っている準備は、
単なる「気合い」や「丁寧さ」ではありません。
準備とは、再現性をつくる行為 です。

• 誰がやっても一定の質が出る
• どのタイミングでもブレない
• 属人性に依存しない

この状態をつくるためのものが、準備です。
逆に言うと、準備がない仕事はすべて
「その場勝負」になります。
そしてその場勝負は、だいたい安定しません。

個人と組織で「準備の意味」は変わる

個人で仕事をしている場合、
準備不足のツケは自分に返ってきます。
うまくいかなかったとしても、自分の問題で終わることが多い。
でも組織では違います。
1人の準備不足が、他の人の仕事を巻き込みます。
例えば、

• 会議の質が落ちて、全員の時間が無駄になる
• 面談の精度が低く、後続のフォローが増える
• 資料の詰めが甘く、別の人がやり直すことになる

こういったことは、現場では日常的に起きています。
つまり、準備不足は単なるミスではなく、
組織全体の生産性を下げる要因 になります。

教育で教えるべきは「スキル」より「準備」

多くの組織では、
教育というとスキルや知識にフォーカスしがちです。
もちろんそれも大事ですが、それ以上に重要なのは、
準備の基準を揃えること だと思っています。
なぜなら、

• スキルは個人差がある
• 経験によっても差が出る

でも、
準備は“やるかやらないか”でしかないからです。
だからこそ、

• 何を準備するのか
• どこまでやればOKなのか
• どの状態が合格ラインなのか

ここまで言語化しないと、組織としては機能しません。
「ちゃんとやっておいてね」では、絶対に揃わない部分です。

オンライン面談は「準備の差」がそのまま出る

例えば、オンライン面談。
僕は基本的に、10分前にはZoomを立ち上げています。
資料はすぐに出せる状態にして、
音声や画面のチェックも済ませておく。
さらに、

• 相手の会社の概要や直近の動きを確認する
• 想定される課題を仮説として持っておく
• どの順番で話すか、ある程度の流れを決めておく

ここまでやって、ようやくスタートラインです。
これは「丁寧さ」ではなく、
最低限の品質担保 だと思っています。
特に、オンラインを売りにしているのであれば、
接続トラブルが起きた時点で、その強みは消えます。
これは能力の問題ではなく、完全に準備の問題です。

細かすぎる準備が、結果を分ける

準備というと、大枠だけを考える人も多いですが、
実際に差が出るのは細部です。
例えば会議の進行。

• 冒頭で何を話すのか
• 誰から発言してもらうのか
• どのタイミングで区切るのか
• グループ分けはどうするのか
• 持ち時間は何分か
• 席の配置はどうするか

ここまで決めておくと、会議はほぼ崩れません。
逆にここが曖昧だと、どれだけ内容が良くても崩れます。
そして重要なのは、
細かく準備しておくほど、崩れたときに修正できる という点です。

準備は「相手への敬意」

もう一つ、大事にしている考え方があります。
準備とは、相手の時間を奪わないためのものです。
言い換えると、
準備は相手への敬意であり、プロとしての責任です。

• スムーズに進む
• 無駄な待ち時間がない
• 意図が明確に伝わる

こういう状態をつくることが、信頼につながります。
逆に、準備不足はすぐに伝わります。
そしてそれは、じわじわではなく
一気に信頼を削る こともあります。

臨機応変は、準備した人にしかできない

よく「臨機応変に対応することが大事」と言われますが、
臨機応変は、準備している人にしかできません。
事前に流れを設計しているからこそ、

• どこがズレたのか
• どこを修正すべきか

が分かる。
準備がない状態では、そもそも判断基準がないので、
対応ではなく“場当たり”になります。

まとめ

準備は地味で、評価もされにくい部分です。
でも、組織の質はほぼここで決まります。
個人であれば自己責任で済む話も、
組織では他の人に影響を与える。
だからこそ、
事前準備はスキルではなく、“カルチャー”です。

• 基準を言語化する
• レベルを揃える
• 当たり前にする

ここまでやって、初めて組織は安定して動きます。
そしてその土台の上で、
ようやく個人の力や臨機応変さが活きてくる。
そんな順番だと思っています。

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